Aprender a crear y utilizar una firma digital en Office 365 es algo de importancia en especial cuando compartimos documentos que necesitan mostrar cierto grado de validez y tener un nivel determinado de seguridad. Aprende aquí cómo hacerla, e implementarla, en un par de minutos.
Cómo crear una firma digital en Office 365
La firma digital en Office 365 se maneja como un sello de identificación electrónico, el cual se encuentra encriptado y protegido, asegurando que el archivo que se comparte proviene del firmante y este no ha sido modificado luego que este lo firmó.
Para usar una firma digital con garantías se necesita contar con un certificado digital el cual suele ser emitido por alguna autoridad de certificación, o por una entidad que ha sido designada oficialmente de la mano de Microsoft. Dependiendo del tipo de certificado el nivel de seguridad puede variar.
La creación de una firma digital en Office 365 es muy sencilla, para ello sólo tendrás que seguir estos pasos:
🔹 Paso 1
En el caso que nunca hayas creado una tendrás que ordenar que se active la pestaña Archivo, y, de ser preciso, la opción Información.
🔹 Paso 2
Justo en el panel central tendrás que dar clic en el botón que indica Proteger libro, y allí elegir la opción que dicta Agregar una firma digital. Ahora te saldrá un mensaje donde te pregunta si es necesario que se obtenga un Id. Digital (que es lo mismo decir que un certificado digital).
En el caso que tu firma deba ser considerada como autentificada por alguna autoridad de certificación tendrás que dar clic a Sí, de forma que puedas obtener una identificación digital de la mano de alguna de las entidades que se encuentran asociadas con Microsoft. En esa opción se amerita una conexión a internet estable.
¿Cómo insertar una firma digital?
🔹 Paso 1
Para esta opción tendrás que dirigirte a la pestaña de Archivo, y, de ser necesario, hacer clic en la opción de Información.
🔹 Paso 2
En el panel central será necesario que hagas clic en el botón que marca Proteger libro, y allí escojas la opción de Agregar una firma digital. Se abrirá un cuadro diciéndome que le agregaras una firma digital al documento.
Hay cuadros de relevancia, como es el caso del que marca Tipo de compromiso. En él puedes elegir alguna de las opciones que allí te marcan. Según sea la que queda con el tipo de documento a firmar.
También te saldrá la opción de Firmar como, que es donde se refleja la persona que está firmando el documento. En el caso que tengas más de una, siempre puedes hacer clic en Cambiar… para colocar la tuya.
¿Listo para empezar a firmar?
Ahora que sabes cómo crear y utilizar una firma digital en Office 365 lo que te queda es aplicar los dos paso a paso anteriores para que puedas darles a tus documentos la validez que merecen. Recuerda que, para el primer procedimiento necesitarás estar conectado a internet.
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